在上一篇“參展商那些事兒”中，和大家分享了展會上如何做有效傳播這一話題，其中提及，活動傳播越來越成為一個重要的傳播方式，引起了越來越多企業(yè)的重視。本期我們就聚焦這一話題，來和大家探討交流。
首先要明確的是，如果把一場活動看成是一個項目的話，那每一場活動都是一個全新的項目，不同類型、不同主題的活動在策劃和組織上，都會有不同的方式方法，即便是多次舉辦的同類型活動，每一次也都會有新的情況和問題出現(xiàn)，而且在展會期間舉辦活動又更具特殊性，但是，也并不是沒有章法可循，從策劃到執(zhí)行，舉辦一場活動所需要重點考慮的幾個因素以及如何一步一步實現(xiàn)它的幾大步驟都是相通的，下面為大家梳理。
活動策劃
目的導向 全盤考慮
一切活動，策劃先行。
策劃是對從活動創(chuàng)意到最終呈現(xiàn)的整體構(gòu)想，以及為了實現(xiàn)目標，要去整合哪些資源、投入多少人力和財力、借助展會哪些公共資源等進行統(tǒng)籌謀劃。活動策劃時，需要重點從以下幾個方面考慮：
1活動目的
這是策劃一切活動的出發(fā)點。在市場行為中，搞活動不能是作秀，一定要圍繞著企業(yè)的意圖來進行，目的導向是貫穿于從策劃到執(zhí)行全過程的準則，也是應對突發(fā)情況的大原則。所以首先要明確目的，是為了宣傳新產(chǎn)品，推廣新技術(shù)，還是傳遞企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，還是就是為了招商、簽單，還是客戶答謝，還是踐行公益?zhèn)鞑フ芰?hellip;…出發(fā)點有很多，但一定要明確并堅定。
2資源整合
為了實現(xiàn)既定目標，需要吸引和整合哪些人群參加，受眾人群是誰，這也是要重點考慮的因素。一般包括領(lǐng)導資源、專家資源、客戶資源、媒體資源等，通過哪些渠道和方式能夠邀請到場，這都需要做到心中有譜。當然，并不是任何一場活動都需要把各類人群都邀請到，還是應該從目的出發(fā)，進行針對性的資源整合。
3時間和地點
展會期間舉辦活動，在時間和空間上都具有一定的特殊性，兩者要整體考慮。
一般情況下，活動安排在展會客流量比較大的前三天來舉辦是最有效的，但最終確定哪個時段，哪個場地，都需要根據(jù)活動的內(nèi)容、時長、規(guī)模來考量，并按照主辦方對現(xiàn)場秩序的整體要求，以及結(jié)合主辦方自身活動的安排，互相融合，避免沖突。就展會現(xiàn)場可舉辦活動的場地而言，一般有三處：
1>企業(yè)展廳內(nèi)：該區(qū)域企業(yè)支配自主性較高，同時能夠與產(chǎn)品融為一體，體驗性較強，但是受空間所限，只能舉辦一些小型活動（15人以下），諸如媒體見面會、VIP品鑒會等，并要符合主辦方對現(xiàn)場秩序的統(tǒng)一要求，一般不建議在展位上舉辦活動。
2>主辦方論壇區(qū)：優(yōu)勢在于場地開闊，參與性強，能夠借助現(xiàn)場人流，擴大影響面，但是，在內(nèi)容和形式上都要嚴格遵循主辦方的要求，保證活動品質(zhì)，適合以新產(chǎn)品、新技術(shù)、新模式等為主要內(nèi)容的宣講活動。
3>展館會議室：該區(qū)域相對獨立，更安靜，但自然的觀眾流量較少，若是針對性極強且企業(yè)有固定受眾人群的話，可以選擇在會議室舉辦。
以上主要是展會現(xiàn)場的時間和場地建議，如果舉辦大型宴會、經(jīng)銷商大會、培訓會等活動只能在酒店或工廠舉行，靈活性更大。
4主題及流程設計
這是一場活動的內(nèi)容核心，也是最具吸引力和傳播力的一個環(huán)節(jié)。所以，要為一場活動起一個響亮的名字，同時還要有一個焦點主題，并設計一套完整且合理的活動流程，這些至關(guān)重要，因為接下來圍繞活動的一切傳播都會以這些內(nèi)容為基礎(chǔ)素材，包括邀約、預熱、宣傳等等。
5預算
每一場活動的內(nèi)容、形式、規(guī)模、規(guī)格都不盡相同，那需要的人力和財力也千差萬別，總的來說主要包含這些方面：場地費、物料費、嘉賓費、招待費、交通費、宣傳費等。內(nèi)容策劃完成后，需要針對具體活動所涉及的每一個環(huán)節(jié)，制定更加完善的預算方案。
活動籌備
分工協(xié)作 有序推進
從策劃階段轉(zhuǎn)向籌備實施階段時，首先要做的是制定以時間倒推為主線，涵蓋每項工作板塊及具體工作內(nèi)容、板塊負責人、完成時間等內(nèi)容的《分工推進計劃表》，只有這樣，才能做到分工明確、協(xié)作順暢、有條不紊，才能與展會其他籌備工作相銜接，避免出現(xiàn)顧東不顧西、半路交接信息不暢、關(guān)鍵時間關(guān)鍵崗位人員缺席等現(xiàn)象。籌備期間所涉及的工作大致可以分為以下幾大板塊：
1定向邀約
雖然展會期間舉辦活動能夠借助于現(xiàn)場的人流優(yōu)勢，但這不是全部，而且不可控，所以，企業(yè)還是要以自我定向邀約為核心，才能確保活動的效果。
1>邀約的第一步，就是要有邀請函，也就是要根據(jù)前面提到的活動題目、主題、流程等內(nèi)容設計制作，微信版、紙質(zhì)版、短信版等等，保證對外發(fā)布的信息統(tǒng)一，而且品質(zhì)盡可能高，代表著企業(yè)的門面。
2>邀約方式：將活動邀約與展會邀約相結(jié)合，將企業(yè)的產(chǎn)品信息、營銷信息、活動信息等內(nèi)容同時傳遞，以提高效率，采用微信、短信、電話等多種邀約方式，多輪次確認，以確保準確性。
2物料準備
各種宣傳物料、活動現(xiàn)場所用到的各類圖片、音視頻等素材。（根據(jù)具體活動內(nèi)容準備）
3宣傳造勢
借助行業(yè)媒體資源，充分利用自媒體、新媒體進行多輪次推送，盡量做到每次的內(nèi)容有所創(chuàng)新，以免產(chǎn)生視覺疲勞。
現(xiàn)場執(zhí)行
充分彩排 把控節(jié)奏
經(jīng)過了前期縝密的籌備，現(xiàn)場的呈現(xiàn)才是最終目標，現(xiàn)場執(zhí)行的工作同樣需要按照計劃和分工協(xié)作來開展，主要涉及三大方面：
1活動前彩排
再小的活動、再簡單的流程，都需要在活動之前進行充分的彩排演練，無論前期考慮得多么全面，現(xiàn)場總會出現(xiàn)新的問題，充分彩排就是要把各種問題提前規(guī)避掉。
2參會人員接待
服務細節(jié)彰顯企業(yè)的管理水平和企業(yè)文化。
3控制節(jié)奏
對于展會現(xiàn)場的活動來說，由于受眾人群是流動的，企業(yè)的活動要盡量以最節(jié)省的時間傳遞最有價值的信息，留住聽眾，確保效果。而場外的活動，也應該控制好節(jié)奏，不拖沓，不冷場，能夠?qū)崿F(xiàn)一氣呵成為最佳。
后期宣傳
提煉亮點 多角度傳播
活動的傳播價值，一方面體現(xiàn)在活動現(xiàn)場的面對面?zhèn)鞑ィ环矫骟w現(xiàn)在以此為內(nèi)容的線上廣泛宣傳。所以，活動的結(jié)束不代表工作的終結(jié)，在對參會人員進行會后致謝和對潛在客戶進行后期跟蹤的同時，要對活動現(xiàn)場的內(nèi)容，包括圖文、音視頻等，從不同角度來挖掘新聞點，借助行業(yè)媒體和自媒體進行二次傳播，以將活動傳播的效果發(fā)揮至最大化。
總得來說，舉辦活動一般都會遵循這樣一條主線：明確目的——創(chuàng)意風暴——整體策劃——制定預算——分工推進——現(xiàn)場執(zhí)行——二次傳播，展期活動更是在此框架之下，還要充分考慮現(xiàn)場環(huán)境、如何利用展會公共資源、如何與展示相結(jié)合、如何與工廠相結(jié)合等諸多實際因素，只有做到盡可能全面、縝密、環(huán)環(huán)相扣，才能將展期活動的效果和意義發(fā)揮至最大化。
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