在上一篇“參展商那些事兒”中，和大家分享了展會(huì)上如何做有效傳播這一話題，其中提及，活動(dòng)傳播越來(lái)越成為一個(gè)重要的傳播方式，引起了越來(lái)越多企業(yè)的重視。本期我們就聚焦這一話題，來(lái)和大家探討交流。
首先要明確的是，如果把一場(chǎng)活動(dòng)看成是一個(gè)項(xiàng)目的話，那每一場(chǎng)活動(dòng)都是一個(gè)全新的項(xiàng)目，不同類(lèi)型、不同主題的活動(dòng)在策劃和組織上，都會(huì)有不同的方式方法，即便是多次舉辦的同類(lèi)型活動(dòng)，每一次也都會(huì)有新的情況和問(wèn)題出現(xiàn)，而且在展會(huì)期間舉辦活動(dòng)又更具特殊性，但是，也并不是沒(méi)有章法可循，從策劃到執(zhí)行，舉辦一場(chǎng)活動(dòng)所需要重點(diǎn)考慮的幾個(gè)因素以及如何一步一步實(shí)現(xiàn)它的幾大步驟都是相通的，下面為大家梳理。
活動(dòng)策劃
目的導(dǎo)向 全盤(pán)考慮
一切活動(dòng)，策劃先行。
策劃是對(duì)從活動(dòng)創(chuàng)意到最終呈現(xiàn)的整體構(gòu)想，以及為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，要去整合哪些資源、投入多少人力和財(cái)力、借助展會(huì)哪些公共資源等進(jìn)行統(tǒng)籌謀劃。活動(dòng)策劃時(shí)，需要重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面考慮：
1活動(dòng)目的
這是策劃一切活動(dòng)的出發(fā)點(diǎn)。在市場(chǎng)行為中，搞活動(dòng)不能是作秀，一定要圍繞著企業(yè)的意圖來(lái)進(jìn)行，目的導(dǎo)向是貫穿于從策劃到執(zhí)行全過(guò)程的準(zhǔn)則，也是應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的大原則。所以首先要明確目的，是為了宣傳新產(chǎn)品，推廣新技術(shù)，還是傳遞企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，還是就是為了招商、簽單，還是客戶(hù)答謝，還是踐行公益?zhèn)鞑フ芰?hellip;…出發(fā)點(diǎn)有很多，但一定要明確并堅(jiān)定。
2資源整合
為了實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)，需要吸引和整合哪些人群參加，受眾人群是誰(shuí)，這也是要重點(diǎn)考慮的因素。一般包括領(lǐng)導(dǎo)資源、專(zhuān)家資源、客戶(hù)資源、媒體資源等，通過(guò)哪些渠道和方式能夠邀請(qǐng)到場(chǎng)，這都需要做到心中有譜。當(dāng)然，并不是任何一場(chǎng)活動(dòng)都需要把各類(lèi)人群都邀請(qǐng)到，還是應(yīng)該從目的出發(fā)，進(jìn)行針對(duì)性的資源整合。
3時(shí)間和地點(diǎn)
展會(huì)期間舉辦活動(dòng)，在時(shí)間和空間上都具有一定的特殊性，兩者要整體考慮。
一般情況下，活動(dòng)安排在展會(huì)客流量比較大的前三天來(lái)舉辦是最有效的，但最終確定哪個(gè)時(shí)段，哪個(gè)場(chǎng)地，都需要根據(jù)活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)、規(guī)模來(lái)考量，并按照主辦方對(duì)現(xiàn)場(chǎng)秩序的整體要求，以及結(jié)合主辦方自身活動(dòng)的安排，互相融合，避免沖突。就展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)可舉辦活動(dòng)的場(chǎng)地而言，一般有三處：
1>企業(yè)展廳內(nèi)：該區(qū)域企業(yè)支配自主性較高，同時(shí)能夠與產(chǎn)品融為一體，體驗(yàn)性較強(qiáng)，但是受空間所限，只能舉辦一些小型活動(dòng)（15人以下），諸如媒體見(jiàn)面會(huì)、VIP品鑒會(huì)等，并要符合主辦方對(duì)現(xiàn)場(chǎng)秩序的統(tǒng)一要求，一般不建議在展位上舉辦活動(dòng)。
2>主辦方論壇區(qū)：優(yōu)勢(shì)在于場(chǎng)地開(kāi)闊，參與性強(qiáng)，能夠借助現(xiàn)場(chǎng)人流，擴(kuò)大影響面，但是，在內(nèi)容和形式上都要嚴(yán)格遵循主辦方的要求，保證活動(dòng)品質(zhì)，適合以新產(chǎn)品、新技術(shù)、新模式等為主要內(nèi)容的宣講活動(dòng)。
3>展館會(huì)議室：該區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，更安靜，但自然的觀眾流量較少，若是針對(duì)性極強(qiáng)且企業(yè)有固定受眾人群的話，可以選擇在會(huì)議室舉辦。
以上主要是展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間和場(chǎng)地建議，如果舉辦大型宴會(huì)、經(jīng)銷(xiāo)商大會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等活動(dòng)只能在酒店或工廠舉行，靈活性更大。
4主題及流程設(shè)計(jì)
這是一場(chǎng)活動(dòng)的內(nèi)容核心，也是最具吸引力和傳播力的一個(gè)環(huán)節(jié)。所以，要為一場(chǎng)活動(dòng)起一個(gè)響亮的名字，同時(shí)還要有一個(gè)焦點(diǎn)主題，并設(shè)計(jì)一套完整且合理的活動(dòng)流程，這些至關(guān)重要，因?yàn)榻酉聛?lái)圍繞活動(dòng)的一切傳播都會(huì)以這些內(nèi)容為基礎(chǔ)素材，包括邀約、預(yù)熱、宣傳等等。
5預(yù)算
每一場(chǎng)活動(dòng)的內(nèi)容、形式、規(guī)模、規(guī)格都不盡相同，那需要的人力和財(cái)力也千差萬(wàn)別，總的來(lái)說(shuō)主要包含這些方面：場(chǎng)地費(fèi)、物料費(fèi)、嘉賓費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)、宣傳費(fèi)等。內(nèi)容策劃完成后，需要針對(duì)具體活動(dòng)所涉及的每一個(gè)環(huán)節(jié)，制定更加完善的預(yù)算方案。
活動(dòng)籌備
分工協(xié)作 有序推進(jìn)
從策劃階段轉(zhuǎn)向籌備實(shí)施階段時(shí)，首先要做的是制定以時(shí)間倒推為主線，涵蓋每項(xiàng)工作板塊及具體工作內(nèi)容、板塊負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間等內(nèi)容的《分工推進(jìn)計(jì)劃表》，只有這樣，才能做到分工明確、協(xié)作順暢、有條不紊，才能與展會(huì)其他籌備工作相銜接，避免出現(xiàn)顧東不顧西、半路交接信息不暢、關(guān)鍵時(shí)間關(guān)鍵崗位人員缺席等現(xiàn)象。籌備期間所涉及的工作大致可以分為以下幾大板塊：
1定向邀約
雖然展會(huì)期間舉辦活動(dòng)能夠借助于現(xiàn)場(chǎng)的人流優(yōu)勢(shì)，但這不是全部，而且不可控，所以，企業(yè)還是要以自我定向邀約為核心，才能確?；顒?dòng)的效果。
1>邀約的第一步，就是要有邀請(qǐng)函，也就是要根據(jù)前面提到的活動(dòng)題目、主題、流程等內(nèi)容設(shè)計(jì)制作，微信版、紙質(zhì)版、短信版等等，保證對(duì)外發(fā)布的信息統(tǒng)一，而且品質(zhì)盡可能高，代表著企業(yè)的門(mén)面。
2>邀約方式：將活動(dòng)邀約與展會(huì)邀約相結(jié)合，將企業(yè)的產(chǎn)品信息、營(yíng)銷(xiāo)信息、活動(dòng)信息等內(nèi)容同時(shí)傳遞，以提高效率，采用微信、短信、電話等多種邀約方式，多輪次確認(rèn)，以確保準(zhǔn)確性。
2物料準(zhǔn)備
各種宣傳物料、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)所用到的各類(lèi)圖片、音視頻等素材。（根據(jù)具體活動(dòng)內(nèi)容準(zhǔn)備）
3宣傳造勢(shì)
借助行業(yè)媒體資源，充分利用自媒體、新媒體進(jìn)行多輪次推送，盡量做到每次的內(nèi)容有所創(chuàng)新，以免產(chǎn)生視覺(jué)疲勞。
現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行
充分彩排 把控節(jié)奏
經(jīng)過(guò)了前期縝密的籌備，現(xiàn)場(chǎng)的呈現(xiàn)才是最終目標(biāo)，現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行的工作同樣需要按照計(jì)劃和分工協(xié)作來(lái)開(kāi)展，主要涉及三大方面：
1活動(dòng)前彩排
再小的活動(dòng)、再簡(jiǎn)單的流程，都需要在活動(dòng)之前進(jìn)行充分的彩排演練，無(wú)論前期考慮得多么全面，現(xiàn)場(chǎng)總會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題，充分彩排就是要把各種問(wèn)題提前規(guī)避掉。
2參會(huì)人員接待
服務(wù)細(xì)節(jié)彰顯企業(yè)的管理水平和企業(yè)文化。
3控制節(jié)奏
對(duì)于展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的活動(dòng)來(lái)說(shuō)，由于受眾人群是流動(dòng)的，企業(yè)的活動(dòng)要盡量以最節(jié)省的時(shí)間傳遞最有價(jià)值的信息，留住聽(tīng)眾，確保效果。而場(chǎng)外的活動(dòng)，也應(yīng)該控制好節(jié)奏，不拖沓，不冷場(chǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)一氣呵成為最佳。
后期宣傳
提煉亮點(diǎn) 多角度傳播
活動(dòng)的傳播價(jià)值，一方面體現(xiàn)在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的面對(duì)面?zhèn)鞑ィ环矫骟w現(xiàn)在以此為內(nèi)容的線上廣泛宣傳。所以，活動(dòng)的結(jié)束不代表工作的終結(jié)，在對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)后致謝和對(duì)潛在客戶(hù)進(jìn)行后期跟蹤的同時(shí)，要對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的內(nèi)容，包括圖文、音視頻等，從不同角度來(lái)挖掘新聞點(diǎn)，借助行業(yè)媒體和自媒體進(jìn)行二次傳播，以將活動(dòng)傳播的效果發(fā)揮至最大化。
總得來(lái)說(shuō)，舉辦活動(dòng)一般都會(huì)遵循這樣一條主線：明確目的——創(chuàng)意風(fēng)暴——整體策劃——制定預(yù)算——分工推進(jìn)——現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行——二次傳播，展期活動(dòng)更是在此框架之下，還要充分考慮現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、如何利用展會(huì)公共資源、如何與展示相結(jié)合、如何與工廠相結(jié)合等諸多實(shí)際因素，只有做到盡可能全面、縝密、環(huán)環(huán)相扣，才能將展期活動(dòng)的效果和意義發(fā)揮至最大化。
“引領(lǐng)并助推北方家具企業(yè)的升級(jí)發(fā)展和設(shè)計(jì)創(chuàng)新”是青島國(guó)際家具展的使命，其中，不僅包含產(chǎn)品升級(jí)、形象升級(jí)、技術(shù)升級(jí)，更包含助推企業(yè)在品牌營(yíng)銷(xiāo)和傳播上的全面升級(jí)，加快北方家具企業(yè)的品牌化發(fā)展進(jìn)程。
2017年5月25-28日，第14屆青島國(guó)際家具展，共同見(jiàn)證精彩！
